Privatlivspolitik

 

Movinn A/S tager sine Kunders privatliv alvorligt, og forpligter sig til at beskytte dette privatliv. Movinn A/S forpligter sig desuden til at håndtere og anvende modtagne Informationer om Beboere og Kunder ansvarligt, og i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning om håndtering af persondata. Movinn A/S har i øvrigt udformet sin Privatlivspolitik, så den er i overensstemmelse med de såkaldte ”International Safe Harbor Privacy Principles”. Disse principper er udformet i EU-regi for at sikre fair og sikker håndtering af persondata.

Vores privatlivspolitik er ligeledes gennemgået og opdateret, da den nye Persondataforordning (GDPR) trådte i kraft i maj 2018.

Nedenfor beskrives det, hvordan Movinn A/S indsamler og anvender personligt identificerbare og professionelle informationer, og hvordan Selskabet indsamler med henblik på at forbedre den samlede kundeoplevelse, når Movinn A/S foretrækkes som forretningspartner.

  

Definitioner

 

• ”Selskabet” betyder Movinn A/S (CVR nr. 36416432).
• ”Informationer” er en fællesbetegnelse for informationer – skriftlige og visuelle – som muliggør identifikation af en Beboeren, herunder men ikke udtømmende navn, efternavn, pasnummer, pasfoto, e-mailadresse mv., samt professionelle informationer som muliggør identifikation af Kunden. Ligeledes dækker betegnelsen over betalingsdetaljer, bankoplysninger mv.
• ”Kunden” er en fælles betegnelse for det selskab, som på vegne af Beboeren indgår aftale med Selskabet, og/eller den agent, som på vegne af en juridisk enhed og dennes ansatte indgår aftale med Selskabet, eller den privatperson som har lejet en enhed af os.
• ”Bolig” eller ”Enhed” betyder en af Selskabets møblerede og servicerede lejligheder, byhuse, enkelthuse eller villaer, som af Kunden kan lejes i en aftalt periode.
• ”Hjemmesiden” henviser til Selskabets hjemmeside, som kan ses under følgende domænenavne; www.movinn.dk, www.moveinn.dk, www.movinn.com, uanset fra hvilken anordning hjemmesiden tilgås.
• ”Anordning” er en fællesbetegnelse for alle elektroniske apparater - stationære, bærbare eller håndholdte - som kan anvendes til at tilgå Selskabets Hjemmeside.

  

Indsamlingsmetode

Movinn A/S indsamler ikke Informationer ved navigation i Selskabets hjemmeside, uden den navigerende parts forudgående accept eller viden. Det betyder, at Selskabet hverken kender e-mailadresser, navne eller andre Informationer om den navigerende part, medmindre dette oplyses, eller såfremt indsamling vidende og aktivt accepteres. Tilsvarende indsamler Selskabet ikke informationer, der ikke er relevante for den potentielle forretningsrelation mellem Selskabet og Kunden.

 

I tilfælde hvor Selskabet er nødsaget til at indhente Informationer, spørges Beboeren, dennes arbejdsgiver og/eller dennes Relocator-bureau om frivilligt at stille efterspurgt Information til rådighed for Selskabet. Dette vil oftest være i situationer, hvor en Kunde ønsker at leje en Enhed i en af Selskabets ejendomme. Her vil Selskabet efterspørge Informationer direkte via telefon, e-mail, personlige møder, eller via Kundens brug af Selskabets hjemmeside og/eller mobilapplikationer.

 

Informationer kan også blive indsamlet og/eller suppleret i forbindelse med ind- og udflytninger, midlertidige reservationer af boliger, forespørgsler på ledige boliger, forespørgsler af en særlig type bolig, forespørgsler af særlig service eller ejendomsfaciliteter, besvarelse af kundetilfredshedsundersøgelser, samt ved tilmeldinger til e-mailtjenester, loyalitetsprogrammer og nyhedsbreve.

  

Typer af Informationer

Typer af Informationer som Selskabet kan indsamle – både løbende og forud for indgåede aftaler – følger dataminimeringsprincippet og er listet i nedenstående.

 

Indsamlingen af de nedenstående oplysninger skal sikre: i) at Selskabet på bedst mulig vis imødekommer Kundens ønsker og præferencer, ii) at salgsprocessen sker effektivt, og iii) at den løbende service til Beboeren udføres korrekt og sikkert. Dette gør den samlede kundeoplevelse bekvem og professionel, hvilket, efter Selskabets opfattelse, er i alles interesse.

 

• For- og efternavn på Beboeren.
• Pasnummer samt kopi af gyldigt pas på Beboeren, hvor navn, pasfoto, pasnummer og alder tydeligt fremgår.
• Gyldig e-mailadresse på Beboeren.
• Gyldigt telefonnummer til Beboeren.
• Kundens selskabsnavn, CVR nr. og postadresse.
• Selskabsreference, herunder navn, efternavn, gyldig e-mail og telefonnummer på Kunden.
• Kundens Betalingspræferencer og betalingsinformationer.
• Beboerens ønsker til servicetilkøb.
• Forespørgsler på ønskede boligs art, herunder pris, størrelse, beliggenhed, faciliteter mv.
• Forespørgsler på ønskede boligs nærmiljø.
• Beboerens præferencer hvad angår indkøbsmuligheder, restaurationer og fritidsaktiviteter.
• Sikkerhedsspørgsmål til Beboeren, så Beboeren i tilfælde af mistede effekter kan identificeres.

 

Det står Kunden og/eller beboeren frit for at tilvejebringe ovenstående typer af informationer, ligesom det står Kunden og/eller Beboeren frit for at fravælge de salg- og servicemeddelelser, som Selskabet må sender. Det bør dog understreges, at fravalg af meddelelser, eller ufuldstændig tilvejebringelse af informationer kan umuliggøre salgsprocessen og de løbende serviceleverancer. Dette kan derfor blive til gene for Kunden og/eller Beboeren.

 

Personfølsomme og personidentificerbare oplysninger er gemt på krypterede, cloudbaserede databaser som kun kan tilgås via to-trins adgangskontrol.

Tilsvarende håndteres betalingsfølsomme oplysninger via godkendte tredjeparter, som også anvender to-trins adgangskontrol.

 

Fortrolighed og videregivelse af Informationer

Movinn A/S holder personfølsomme informationer strengt fortrolige, og hverken sælger eller videregiver Informationer om Kunden og/eller Beboeren til tredjepart, medmindre det følger en naturlig leverance af aftalte ydelser.

 

Movinn A/S kan, i henhold til ovenstående, videregive Informationer om Selskabets Beboere på følgende måder:

 

• Såfremt det følger Beboerens forudgående accept;
• I tilfælde hvor Selskabet kommunikerer med arbejdsgivere, eller agenter af forskellig art, som enten (i) repræsenterer Beboeren, (ii) har formidlet lejeaftalen af Boligen på Beboerens vegne, (iii) som betaler leje for Boligen på beboerens vegne, eller (iv) som har tilkøbt ekstra service på Beboerens vegne. Alt med beboerens eller kundens accept.
• I tilfælde hvor Beboeren selv forestår ovennævnte på vegne af et selskab eller en organisation, videregives Informationer ligeledes til dennes arbejdsgiver, og/eller selskab og organisation;
• I tilfælde, hvor pengepligtige ydelser betales af Beboerens arbejdsgiver, udleveres Informationer til denne og eventuelt til tredjeparter, som assisterer Beboerens arbejdsgiver i faktureringer, lønudbetalinger o. lignende;
• I tilfælde, hvor kreditkort eller anden betalingspræference kræver et sikkerheds-, gyldigheds-, og/eller solvenstjek, som kun kan foretages via certificeret tredjepart;
• I tilfælde, hvor leverancer af ønsket service udføres af en godkendt tredjepart;
• I tilfælde, hvor andre juridiske enheder, på vegne af Selskabet udfører forretningsrelaterede aktiviteter, herunder men ikke udtømmende; vedligehold af databaser, kreditkortbetalinger, automatiseret fakturering og betaling, markedsføring, forretningsudvikling og udvikling af teknologisk infrastruktur;
• I det tilfælde hvor Movinn A/S enten fusionerer med eller opkøber en anden juridisk enhed, eller bliver købt at en anden juridisk enhed;
• I tilfælde, hvor Selskabet af lovmæssige hensyn afkræves at udlevere Informationer;
• I særlige nødstilfælde, hvor individers helbred eller liv er truet.

  

Selskabet kræver ved videregivelse af Informationer, at tredjeparters håndtering og brug af Informationer beskyttes efter samme principper, som beskrevet i denne Privatlivspolitik, og i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning om håndtering af persondata.

 

 

Brug af Kunders og Beboeres oplysninger

Selskabet anvender oplyste Informationer på Kunder og Beboere efter princippet om formålsbegrænsning, herunder til at fremsende ordrebekræftelser i forbindelse med indgåede aftaler, samt opkrævninger af aftalt sikkerhedsstillelse forud for overtagelsen af en given Bolig. I nogle tilfælde vil oplyste e-mailadresser blive brugt af Selskabet til at indhente supplerende informationer, som letter og/eller fremmer udlejningsprocessen og kundeoplevelsen. 

 

Selskabet kan anvende oplyste e-mailadresser til at;

 

• Fremsende praktisk information til Beboeren forud for ankomst, løbende og ved fraflytning.
• Fremsende bekræftelsesdetaljer til Beboeren og Kunden forud for ankomst.
• Fremsende særtilbud og ikke-listede boliger til fordelskunder, som er en del af Selskabets fordelsprogram;
• Kommunikere om eventuelle kriser, nødstilfælde, eller forbigående afbrydelser i Selskabets service;
• Fremsende faktura- og regningskopier på Kundens og/eller Beboerens anfordring;
• Fremsende kundetilfredshedsundersøgelser og/eller markedsundersøgelser;

 

 Brugen af Cookies

Movinn A/S kan gøre brug af såkaldte ”cookies” på Selskabets hjemmeside. En cookie en tekstfil, som sendes til brugerens browser og lagres i en Anordnings hukommelse. Det giver en anordning en unik profil, som gør Movinn A/S i stand til at identificere Anordningen ved tilbagevendende Kunder og brugere. En cookie tjener således en tidsbesparende funktion, og sikrer, at Kunders indtastninger – om det er kontaktoplysninger og/eller forbrugspræferencer – ikke skal indtastes gentage gange.

Selskabets cookies er ikke designet til at skade Anordninger på nogen måde, eller til at aflæse allerede gemte filer på en given Anordning. Selskabets brug af cookies er udelukkende til for at skræddersy kundeoplevelsen. Blandt andet ved at;

 

1. personliggøre vores service, således at allerede indtastede Informationer huskes ved tilbagevendende Kunder;
2. overvåge og analysere effektiviteten af Hjemmesidens opbygning, og/eller tredjeparters markedsføringsaktiviteter;

• tilvejebringe skræddersyede boligtilbud, samt informationer herom, baseret på Kundens søgehistorik;

1. følge brugsmetrikker i forbindelse med Hjemmesiden samt trafik på for- og undersider;
2. følge effektiviteten i brugerens indtastningsmønstre, søgekriterier og andre aktiviteter.

 

Selskabets brug af cookies er begrænset til Selskabets egen Hjemmeside, og ophører med at indsamle Informationer efter Selskabets Hjemmeside forlades. Selskabet er ikke ansvarlig over cookies, som lagres på Anordninger af tredjeparter. Det står Kunden og/eller Beboeren frit for, at begrænse Selskabets brug af cookies ved at ændre i indstillingerne på egne Anordninger.

  

Samtykke

Som et led i Selskabets ønske om at holde sine Kunder og Beboere velinformeret, kan Kunder og/eller Beboere blive kontaktet af Selskabet via e-mail, telefon, push-meddelelser eller ved personligt fremmøde. Dette skal sikre, at Kunder og Beboere er fuldt orienterede om ind- og udflytningsdage, og at Kunde- og Beboertilfredsheden er højest mulig.

 

Tilsvarende kan Beboere blive underrettet om særlige arrangementer, events, nye services som selskabet tilbyder og lignende promoveringer. Det står naturligvis Beboeren frit for at fravælge og afvise ethvert kommercielt fremstød, som Selskab måtte foretage.

 

Beboere vil også blive kontaktet af Selskabet i relation til servicemeddelelser. I de fleste tilfælde vil Beboerens samtykke til at modtage servicemeddelelser være anset for stiltiende givet, da andet i sagens natur umuliggør udførelsen af visse ønskede og aftalte serviceleverancer. 

Ændringer af egne oplysninger

 

Det er Selskabets hensigt og ønske, at kontaktoplysninger om vores Kunder og Beboere altid er korrekte, fuldstændige og opdaterede. Tilsvarende er det Selskabets ønske, at vores Kunder og Beboere ikke modtager uønskede kommercielle fremstød. Vores Kunder og Beboere kan til enhver tid kontakte Selskabet for at rette i eller slette egne kontaktoplysninger og/eller kontaktpræferencer. Desuden kan vores Kunder og Beboere til enhver tid framelde eller deaktivere modtagelse af nyhedsbreve, særtilbud og andet markedsføringsmateriale som Selskabet måtte afsende.

 

For at ændre i kontaktoplysninger, kontaktpræferencer, eller for at afmelde modtagelsen af markedsføringsmateriale;

1. Følg anvisningerne i bunden af den tilsendte e-mail med markedsføringsmateriale.
2. Ring direkte til vores salgsafdeling på telefonnummer +45 88 33 88 38
3. Send en e-mail til vores salgsafdeling på; kontakt@movinn.dk hvori ønskede ændringer anføres.
4. Send en forespørgsel pr. post til:

 

Movinn A/S

Dronningens Tværgade 9B, 1.

DK-1302 København K

  

Selskabet vil tage alle nødvendige skridt for at imødekomme vores Kunders og Beboeres ønsker til ændringer.

 

Sikkerhed

Movinn A/S er opmærksomme på vigtigheden af informationssikkerhed og Selskabet anvender derfor alle rimelige foranstaltninger til at sikre personlig information fra uautoriseret adgang, brug og udlevering. Selskabet håndterer modtagne Informationer fortroligt og opbevarer dem i krypteret format på firewall-beskyttede servere, som skal blokere uautoriseret adgang.

Movinn A/S kan ikke garantere at dets servere ikke kan tilgås af uautoriserede personer, men har via sikkerhedsprocedurer og tekniske foranstaltninger forsøgt at besværliggøre en sådan tilgang. Alle finansielle transaktioner krypteres for at beskytte betalinger mellem Selskabet og dets Kunder og Beboere.

  

Kontakt på Dataansvarlig

Såfremt Kunder og Beboere har spørgsmål og/eller kommentarer til Selskabets privatlivsoplysninger og håndtering af data, kan Selskabets dataansvarlige kontaktes på:

 

Navn:                      Julian Blok

E-mail;                    kontakt@movinn.dk

telefonnummer;     +45 88 33 88 38

1. post til:

Movinn A/S

Dronningens Tværgade 9B, 1.
1302 København K

  

Ændringer i Privatlivspolitik

Selskabet opfordrer Kunder og Beboere til løbende at holde sig opdateret med ændringer i Selskabets Privatlivspolitik, da denne løbende ændres på Selskabets anfordring. Den gældende Privatlivspolitik er til enhver tid tilgængelig på Selskabets hjemmeside, og er markeret med et versionsnummer og en udgivelsesdato for seneste opdatering. Såfremt Kunder, Beboere og andre brugere af selskabets hjemmeside ikke kan acceptere en opdatering af Selskabets Privatlivspolitik kan kontaktoplysninger, kundeprofiler, brugerprofiler og lignende registreringer slettes fra Selskabets hjemmeside og i Selskabets databaser. Såfremt Kunder, Beboere og andre brugere fortsat anvender hjemmesiden efter ændringer i Selskabets Privatlivspolitik er offentliggjort, anses offentliggjorte ændringer for læst, forstået og accepteret.

 

Lovvalg

Enhver tvist som måtte opstå som følge af denne Privatlivspolitik er underlagt dansk lov.

 

Privatlivspolitikkens ikrafttrædelse

Version 1 af denne Privatlivspolitik er gældende fra og med 1. december 2014.

Version 2 er opdateret og gældende fra og med 1. maj 2018.